Queste sono alcune delle domande più comuni durante un'intervista per un assistente amministrativo o un lavoro di segreteria, possibili risposte a tali domande e alcuni consigli generali.
Assistente amministrativo: domande e risposte comuni
- Quali programmi informatici hai utilizzato nei tuoi precedenti lavori e con quali ti senti più a tuo agio? La verità è che mi sento molto a mio agio con Word, PowerPoint, Outlook ed Excel. Ho una certa esperienza con MS Access, ma non mi considererò un esperto. Tuttavia, con gli altri programmi menzionati, sono stato in grado di preparare presentazioni, documenti e fogli di calcolo. Inoltre, sono in grado di gestire l'email di diversi account e di organizzare calendari in Outlook. Per dimostrarlo, ho il certificato utente avanzato di Microsoft Office 2010.
- Hai qualche esperienza nella supervisione di altre persone in ufficio? Nel mio ultimo lavoro, ero incaricato di formare gli studenti che facevano stage nella nostra azienda. Per 3 mesi, ero incaricato di insegnare loro tutti i processi amministrativi e di rispondere a qualsiasi domanda avessero. Inoltre, sono stati assegnati diversi compiti quotidiani per vedere come hanno funzionato. Alla fine, ero incaricato di completare la valutazione di ciascuno di essi.
- Come gestisci le situazioni in cui il tuo capo è stressato e sottoposto a molte pressioni? Provo che lo stress e la pressione subiti dal mio capo non influenzano la mia produttività, cerco di calmare la situazione e di mostrare al mio supervisore che può contare su di me per risolvere qualsiasi problema. In quelle situazioni, tendo ad essere proattivo e offro alcune soluzioni al mio supervisore, che forse non ho considerato.
- Preferisci lavorare in un ambiente di squadra o dove viene rispettata la totale indipendenza di ciascun dipendente? Mi sono sempre sentito parte della squadra nelle posizioni che ho avuto. Quando devo sedermi per completare i miei compiti in modo indipendente, lo faccio senza problemi, ma mi piace collaborare con gli altri membri dell'ufficio per raggiungere gli obiettivi comuni.
- Cosa ti aspetti dal tuo supervisore? Dal mio supervisore mi aspetto rispetto, compiti impegnativi e un senso di squadra. Dal mio supervisore non aspetterò che qualcuno mi getti dei documenti in faccia, mi chieda delle cose senza guardarmi negli occhi o farmi sentire uno schiavo. Conosco il valore che posso portare in una squadra e spero di essere trattato con il rispetto che ogni persona merita. Inoltre, vorrei che il mio supervisore si fidasse delle mie capacità, assegnandomi compiti impegnativi e vedendomi come parte del successo della squadra.
- Qual è la tua più grande abilità e come pensi di usarla in questo lavoro? La mia più grande abilità è l'abilità che devo relazionarmi con le persone in modo naturale, produttivo e rilassato. Vorrei usare questa capacità per cercare sempre di essere un passo avanti alle aspettative del mio supervisore; Quando ti viene in mente qualcosa di cui hai bisogno, potrei averlo già pronto e pronto da consegnare.
- Qual è la tua più grande debolezza? La mia più grande debolezza era sempre la parte tecnica del lavoro, i programmi per computer e il funzionamento dei computer. Pertanto, ho deciso durante l'ultimo anno di conquistare la mia paura e ottenere il certificato Microsoft che ho menzionato prima. Sebbene riconosca di non essere un nerd del computer, almeno ho il livello richiesto per completare qualsiasi compito assegnato a me.
- Hai qualche problema con la risposta al telefono di ricezione, le persone che entrano in ufficio e le attività sul computer? Certo che no. Uno dei pregi di una buona amministrazione è sapere come partecipare alle diverse funzioni richieste. Ho già 4 anni di esperienza nel multitasking: telefono, visitatori, supervisore, computer ... e persino aiuto un partner se hai bisogno di aiuto.
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Foto @ Monica Rodriguez
