Le regole dell'etichetta nella comunicazione personale sono indispensabili, sia nel mondo degli atomi che in quello dei bit. E anche se gli scopi della comunicazione possono essere variati, tutti vogliamo che ci capiate quando diciamo qualcosa in qualsiasi lingua. L'uso del linguaggio ha regole di base in base al mezzo che utilizziamo. È importante ricordare che non è lo stesso dire le cose parlando piuttosto che scrivendo. Non possiamo usare le stesse regole quando sono richiesti diversi tipi di scrittura: un messaggio cartaceo, un'e-mail, un promemoria, una lettera di lavoro, ecc.
Pensa a una situazione immaginaria in cui era possibile comunicare solo tramite posta ordinaria e ricevere una risposta a una lettera, come minimo di 15 giorni. Posso scommettere che qualcuno penserebbe più del doppio di ciò che scrive, perché un errore di comunicazione costerebbe almeno 30 giorni di angoscia per cercare di correggerlo. Se è vero che l'e-mail ci ha salvato da questo scenario, dobbiamo anche prendere sul serio le regole dell'etichetta quando scriviamo in questo mezzo di comunicazione immediato, almeno se vogliamo ottenere qualcosa in cambio del nostro atto di comunicare. Ecco perché qui presentiamo 10 regole di etichetta essenziali per scrivere un'email.
Non usare maiuscole
GoodLifeStudio Gridare non è mai stato cordiale, non importa in quale mezzo lo fai. Nel linguaggio parlato ha un costo sociale elevato, è molto malvisto. In una e-mail anche: non utilizzare mai le parole in un messaggio su una base personale. Solo nei messaggi ufficiali (promemoria, e-mail per motivi di lavoro) che intendono utilizzare la gerarchia delle informazioni per facilitare la lettura: titolo, sottotitolo, paragrafi informativi, ci può essere qualche eccezione.
Sii concreto
Il vantaggio dell'email come mezzo di comunicazione immediato è anche uno svantaggio quando siamo il destinatario. Se ti metti al posto dell'altro quando scrivi, capirai che leggere testi molto lunghi potrebbe significare smettere di leggere un'altra delle tante e-mail che sono state ricevute nello stesso momento. Questo è un motivo sufficiente per qualcuno a non leggere la tua spedizione.
Un vero saluto
Misura il livello di rispetto della persona che scrivi per scegliere il tipo di saluto che dovresti usare. Inizia sempre con un semplice saluto e puoi aumentare gradualmente il rispetto se estendi il saluto con il nome, il cognome o il titolo detenuti dal destinatario.
Inizia con il titolo
Ricorda che l'e-mail ha parti base: titolo, saluto, corpo e firma. Tutte le parti sono importanti, ma quella che raggiunge per prima il destinatario e potrebbe determinare che l'e-mail è o non è stata letta completamente, è il titolo. Usa le parole meno possibili che riassumono il contenuto di tutta la posta. È un'attenzione molto ben accolta che dal titolo offri abbastanza informazioni in modo che l'altro possa rilevare il livello di importanza del tuo messaggio e decidere se leggerlo immediatamente o aspettare un momento migliore.
Non inviare di nuovo un messaggio inutilmente
Inoltrare un'e-mail a uno o più destinatari è molto educato quando viene richiesto di farlo. Ma se non te lo chiedono, è meglio non essere attento perché puoi generare catene inutili che saturano la POSTA INIZIALE del destinatario.
Rispetta il copyright
Per quanto possibile, cerca sempre di dare credito a ciò che non ti appartiene, anche se è socialmente accettato che l'email è un sistema di comunicazione personale, è noto che nessuna informazione inviata via email è privata al 100%. Una spedizione personale può diventare una catena e ci sono pene severe per chi distribuisce materiale originale senza i dovuti diritti (Copyright sul Web).
Avverti di destinatari nascosti
L'utilizzo di destinatari nascosti, in particolare nelle comunicazioni negli ambienti di lavoro, può essere molto maleducato se il messaggio è rivolto a una persona e potrebbe portare a equivoci (perché il destinatario viene sempre avvisato se ci sono destinatari nella copia nascosta). Se stai scrivendo un messaggio per le tue attività professionali, usa meglio lo spazio tradizionale della copia e prova ad includere la copia con l'acronimo (cc) sotto con i nomi delle persone incluse. Questo è lo stesso formato utilizzato nella cartoleria fisica ufficiale e ti fa sembrare una persona seria che non ha nulla da nascondere.
Usa le regole di punteggiatura e ortografia
Fallo con l'attenzione necessaria alla lingua in cui scrivi. È un simbolo di rispetto per la persona che riceve e mostra la tua professionalità. Solo nel caso in cui, per ragioni tecniche, non si potesse usare l'ortografia, fai menzione nella mail con una didascalia: "Questa e-mail è stata scritta senza accenti intenzionalmente per ragioni di tecniche di comunicazione".
La firma ufficiale
Se si utilizza un'e-mail aziendale, è importante rivedere il manuale dell'utente della società, è importante utilizzare, ad esempio, le firme societarie della dichiarazione di intenzioni, in cui vengono specificate le domande di sicurezza oi livelli di responsabilità dei messaggi inviati. Allo stesso modo, le aziende spesso specificano il manuale di identità che dovrebbe essere seguito quando si scrive una e-mail dal proprio account di lavoro.
Non disegno
Non stiamo parlando di una regola estetica, ma pratica, i disegni aggiunti al testo delle tue e-mail (gif animate, grafica in formato HTML) possono far sì che uno dei tuoi destinatari non possa leggere la posta, poiché non tutti possono accedere ai messaggi crittografati con HTML.
